Czym jest Linia Etyki KGHM? 

Linia Etyki KGHM to  poufne narzędzie służące do zgłaszania anonimowo lub imiennie nieprawidłowości występujących w Spółkach z Grupy KGHM. Stanowi wsparcie w walce z oszustwami, nadużyciami i innymi nieprawidłowościami polegającymi na łamaniu obowiązujących standardów etycznych w miejscu pracy.

Po co nam system zgłaszania nieprawidłowości?

Pragniemy efektywnie zapobiegać działaniom mogącym narazić Spółki wchodzące w skład Grupy KGHM na straty materialne i wizerunkowe, w tym wynikające z działalności przestępczej, korupcji, oszustw finansowych czy łamania przepisów prawa. Dodatkowo chcemy zapobiegać łamaniu standardów etycznych określonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej KGHM oraz nieprawidłowościom polegającym na niestosowaniu się do regulacji wewnętrznych.

Jednym z bardziej efektywnych narzędzi pozwalających na wczesne wykrywanie nieprawidłowości są poufne kanały służącego do ich zgłaszania, dostępne zarówno dla pracowników jak i osób spoza firmy (kontrahentów, klientów, partnerów biznesowych, podwykonawców, stażystów, kandydatów do pracy itp.).

Skuteczny system rejestrowania nieprawidłowości przyczynia się do rozwoju kultury organizacji opartej na uczciwości i etycznym podejmowaniu decyzji.

Jak mogę dokonać zgłoszenia?

Masz możliwość skorzystania z formularza on-line zamieszczonego na platformie Linia Etyki KGHM, jak również z innych, dogodnych dla ciebie kanałów, zarówno w formie anonimowej jak i imiennej. Poszczególne kanały zgłaszania nieprawidłowości znajdziesz TUTAJ.

Jeśli chcesz skorzystać z korespondencji pisemnej pobierz WZÓR FORMULARZA ZGŁOSZENIA.

Czy muszę podać swoje dane osobowe?

Zgłoszenia możesz dokonać:

  • imiennie – przekazując swoje dane osobowe, w tym dane kontaktowe, osobom upoważnionym do rejestracji i rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych w Grupie KGHM.
  • anonimowo.

UWAGA: Zgłoszenie nie może mieć formy zgłoszenia anonimowego jeżeli  dotyczy naruszenia standardów współżycia społecznego i praw pracowniczych, w szczególności podejrzenia mobbingu oraz dyskryminacji oraz w sytuacji zgłoszenia z obszaru ochrony prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.

Jakie nieprawidłowości powinienem zgłosić?

Zgodnie z procedurą zgłoszeń wewnętrznych w Grupie KGHM możesz dokonać zgłoszenia:

  1. Naruszenia powszechnie obowiązującego prawa w zakresie:
  • wskazanym w  ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
  • wynikającym z treści art. 97d ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzenia instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych;
  • wynikającym z ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczości na tle seksualnym i ochronie małoletnich.
  1. Naruszenia wymogów wynikających z wewnętrznie obowiązujących przepisów prawa, kwalifikowane jako zgłoszenia dotyczące działania na szkodę GK KGHM (np. kradzież, oszustwo, wyłudzenie, naruszenie bezpieczeństwa informacji, naruszenie ochrony danych osobowych, nieprawidłowości w postępowaniu zakupowym itp.).
  2. Naruszenia wymogów wynikających z wewnętrznie obowiązujących przepisów prawa kwalifikowane jako zgłoszenia z obszaru etycznego (np. naruszenie standardów współżycia społecznego, mobbing, dyskryminacja, molestowanie, naruszenie praw człowieka, naruszenie praw pracowniczych itp.).

UWAGA: Zgodnie z treścią art. 3. ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

  1. korupcji;
  2. zamówień publicznych;
  3. usług, produktów i rynków finansowych;
  4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
  5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
  6. bezpieczeństwa transportu;
  7. ochrony środowiska;
  8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
  9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
  10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
  11. zdrowia publicznego;
  12. ochrony konsumentów;
  13. ochrony prywatności i danych osobowych;
  14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
  15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
  16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
  17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
Czy każde zgłoszenie zostanie rozpatrzone?

Zgłoszenie zostanie rozpatrzone o ile spełnia kryteria zgłoszenia wewnętrznego:

  • dotyczy naruszenia prawa oraz wewnętrznych regulacji (patrz wyżej), do którego doszło w związku z działalnością podmiotu z Grupy KGHM;
  • zgodnie z Twoim uzasadnionym przekonaniem informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia, tj. przekazane informacje są wiarygodne;
  • jesteś osobą związaną z podmiotem KGHM kontekstem pracy (pracownik, zleceniobiorca, kontrahent, klient, kandydat do pracy, stażysta itp.);
  • informacje o naruszeniu uzyskałeś w kontekście pracy (w związku z realizacją umowy, projektu, rekrutacji, praktyk, stażu itp.).
Kiedy zgłoszenie nie zostanie rozpatrzone?

 

Nie podlegają rozpatrzeniu zgłoszenia nie spełniające kryteriów zgłoszenia wewnętrznego (patrz wyżej).

Zgłoszenie zostaje odrzucone w przypadku oczywistej bezzasadności lub braku dostatecznych informacji, umożliwiających podjęcie działań następczych.

Odrzuceniu podlegają również anonimowe zgłoszenia dotyczące naruszenia standardów współżycia społecznego i praw pracowniczych, w szczególności mobbingu oraz dyskryminacji oraz anonimowe zgłoszenia z obszaru ochrony prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych. W tym wypadku zgłoszenie może być rozpatrzone pod warunkiem przekazania go w formie imiennej.

UWAGA – Linia Etyki KGHM nie służy zgłaszaniu zdarzeń stanowiących bezpośrednie zagrożenie życia lub mienia. Sprawy te należy zgłosić za pomocą kanałów alarmowych (112).

Co się dzieje z moim zgłoszeniem?

Przekazane w zgłoszeniu informacje o nieprawidłowościach podlegają weryfikacji w toku wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, prowadzonego przez upoważnione komórki na podstawie obowiązujących w Spółkach z Grupy KGHM procedur i przepisów. W razie potwierdzenia opisanych nieprawidłowości Zarząd Spółki podejmuje działania naprawcze, prewencyjne i dyscyplinarne, a w razie wykrycia czynów karalnych powiadamia stosowne organa państwowe.

Dlaczego powinienem(-nam) zgłosić to, co wiem? Co będę z tego mieć?

Z punktu widzenia Pracodawcy ważne jest, abyś nie pozostawał obojętny w sytuacji, w której dostrzegasz nieprawidłowości. Wszyscy mamy prawo do pracy w środowisku wolnym od działań nieetycznych, wolnym od oszustw, kradzieży czy korupcji, które narażają naszą firmę a tym samym nas samych na straty. Wczesne wykrycie nieprawidłowości pozwala na minimalizację ich skutków oraz zwiększa bezpieczeństwo całej firmy. Pozwala również na podjęcie działań naprawczych i zapobieganie wystąpieniu podobnych nieprawidłowości w przyszłości. Bez względu na to, czy jesteś naszym pracownikiem, współpracownikiem, klientem czy kontrahentem, możesz dzięki swojej postawie wspierać nas w budowaniu wysokiej kultury organizacji opartej na wartościach etycznych, prowadzącej swoją działalność zgodnie z prawem, transparentnie i odpowiedzialnie.

Chciał(a)bym dokonać zgłoszenia, ale obawiam się o moje bezpieczeństwo. Czy dokonując zgłoszenia przez wskazane kanały mam gwarancję poufności?

Kanały zgłaszania nieprawidłowości w KGHM pozwalają Ci na dokonanie zgłoszenia w pełni bezpieczny dla Ciebie sposób oraz gwarantują, że Twoje zgłoszenie zostanie zarejestrowane przez Departamentu Zarządzania Ryzykiem Korporacyjnym i Zgodnością w Centrali KGHM Polska Miedź S.A. Są one obsługiwane wyłącznie przez uprawnionych pracowników podmiotu rozpatrującego zgłoszenie z Grupy KGHM Polska Miedź S.A. W całym procesie wyjaśniania zgłoszenia dbamy o bezpieczeństwo Twoich danych osobowych i ich poufność. Udostępniony formularz online zapewnia wysoki standard bezpieczeństwa Twoich danych i pozwala na zarządzanie dostępem do nich.

Dodatkowo możesz skorzystać z poniższych wskazówek:

  • Do celów kontaktowych możesz utworzyć specjalny adres mailowy (niezawierający treści danych osobowych), który posłuży Ci do poufnej korespondencji z nami.
  • Zwróć uwagę, aby podana przez Ciebie treść zgłoszenia oraz załączniki nie zawierały danych, które pozwolą Cię zidentyfikować – np. wiek, płeć, miejsce pracy itp.

Pamiętaj, podanie danych osobowych jest całkowicie dobrowolne. Ma ono jednak istotne zalety:

  • Pozwoli nam na kontakt z Tobą i uzupełnienie informacji, które pomogą nam w efektywnym wyjaśnieniu sprawy.
  • Pozwoli nam na powiadomienie Ciebie o tym, co się dzieje z Twoim zgłoszeniem.
  • Pozwoli nam na objęcie Ciebie ochroną przewidzianą dla Sygnalisty, zgodnie z obowiązującymi w KGHM regulacjami.
Co to oznacza, że KGHM chroni Sygnalistę? Na jaką ochronę mogę liczyć dokonując zgłoszenia?

Jeśli dokonasz zgłoszenia spełniającego kryteria zgłoszenia wewnętrznego (patrz wyżej) podając swoje dane, automatycznie podlegasz ochronie przed działaniami odwetowymi.

Pamiętaj, że dzianie odwetowe to takie działanie, które ma związek przyczynowo - skutkowy z faktem dokonania zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego. Jest to działanie naruszające lub mogące naruszyć prawa osoby dokonującej zgłoszenia, wyrządzające lub mogące wyrządzić takiej osobie szkodę.

Jeśli jesteś naszym pracownikiem, to przysługuje ci ochrona praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy – w szczególności ochrona zatrudnienia, wynagrodzenia i warunków pracy. Jeśli jesteś naszym kontrahentem, to będziemy chronić Twoje prawa wynikające z zawartej umowy.

KGHM jako Pracodawca chroni Sygnalistę – pracownika przed szykanami, dyskryminacją czy molestowaniem psychicznym w związku z podjętymi przezeń działaniami zmierzającymi do ujawnienia nieprawidłowości.

Komórką monitorująca ochronę należną Sygnaliście jest Departamentu Zarządzania Ryzykiem Korporacyjnym i Zgodnością w Centrali KGHM Polska Miedź S.A. W razie wystąpienia działań o charakterze odwetowym nie wahaj się zgłosić do specjalisty z ww. Departamentu, który skieruje twoją sprawą do rozpoznania.

Zgodnie z naszymi wewnętrznymi uregulowaniami ochronie w tym samym zakresie co ochrona Sygnalisty podlega osoba, która wspomagała Sygnalistę w ujawnieniu nieprawidłowości oraz osoba powiązana z Sygnalistą, która może potencjalnie być narażona na działania odwetowe.

Czy moje dane osobowe są chronione zgodnie z obowiązującymi przepisami (RODO)?

Tak, chronimy Twoje dane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Szczegóły znajdziesz w  Informacji o przetwarzaniu danych osobowych

Nie jestem pewien(-wna), czy to, co zaobserwowałem(-łam) lub usłyszałem(-łam), jest naruszeniem Kodeksu Etyki lub obowiązujących regulacji, ale po prostu nie wygląda mi to dobrze. Co mam zrobić?

Nie wahaj się dłużej – zgłoś problem. Jeśli jesteś gotowy(-wa) na ujawnienie się, możesz skontaktować się ze specjalistą z Departamentu Zarządzania Ryzykiem Korporacyjnym i Zgodnością w Centrali KGHM Polska Miedź S.A. W trakcie poufnej rozmowy będziesz miał(a) możliwość zweryfikować swoje podejrzenia. Twoje spostrzeżenia i poczucie, iż dochodzi do nieprawidłowości są dla nas bardzo cenne. Pamiętaj, że wystarczy jeśli działasz  w racjonalnym, uzasadnionym przeświadczeniu, iż  ujawniasz rzeczywiste naruszenie, przy czym nie ma znaczenia, czy ujawnione informacje uda się potwierdzić i czy nieprawidłowości rzeczywiście miały miejsce. Wolimy, abyś zgłosił(a) sytuację, która okaże się nieszkodliwa, niż aby ewentualne nieetyczne zachowanie pozostało niezauważone z powodu Twoich wątpliwości. Nie jest Twoim zadaniem wyjaśnienie sprawy, od tego są odpowiednie, przygotowane do prowadzenia postępowań komórki. Jedynie czego oczekujemy to powiadomienia nas w sytuacji, w której posiadasz uzasadnione przekonanie, że doszło do naruszenie zasad postępowania etycznego i/lub obowiązujących regulacji.

Co, jeśli po złożeniu raportu przypomnę sobie coś ważnego o incydencie? Jak mogę uzupełnić moje zgłoszenie?

Przekazując zgłoszenie online otrzymujesz dostęp do anonimowego konta sprawy, na które możesz się zalogować. Sprawdzisz w ten sposób status zgłoszenia, przekażesz dodatkowe informacje i odczytasz wiadomości od zespołu obsługującego zgłoszenie

Jeśli wybierzesz inny kanał poufny, wówczas zachęcamy Cię do podania nam danych kontaktowych. Może to być Twój adres mailowy (prywatny) albo taki, który założysz specjalnie z w związku ze zgłoszeniem. Pozwoli to nam na kontakt z Tobą. Będziesz mógł otrzymywać powiadomienia o statusie Twojego zgłoszenia, uzupełniać informacje oraz udzielać odpowiedzi na nasze pytania związane ze sprawą.

Posiadam dowody, które świadczą o tym, że doszło do nieprawidłowości. Czy mogę je załączyć do zgłoszenia?

Jeśli dysponujesz dokumentami, które mogą stanowić dowód w sprawie (zdjęcia, skany, nagrania itp.) dołącz je do zgłoszenia. W przypadku formularza online dopuszczalne formaty plików obejmują: .pdf, .docx, .doc, .jpg, .png, .bmp, .txt, .xlsx, .xls, .csv, .msg, .mp4, mp3, .jpeg, .avi, .mov, rozmiar pojedynczego pliku nie może przekroczyć 10 MB, w sumie możesz dodać pliki o łącznym rozmiarze do 100 MB.

Słyszałem(am), że mogę dokonać zgłoszenia zewnętrznego. Czy wymaga to wcześniejszego dokonania zgłoszenia wewnętrznego?

Nie. Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, możesz w każdym przypadku i czasie dokonać zgłoszenia zewnętrznego bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich, organu publicznego oraz do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej właściwych dla danego zgłoszenia z uwagi na to, jakiego naruszenia prawa dotyczy.
Wszelkie informacje w zakresie sposobu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych określone są na stronie Internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich, w tym również w zakresie wskazania dedykowanych kanałów, wymaganych informacji oraz zasad działania.

 

10 SPOSOBÓW NA DOBRE ZGŁOSZENIE

Sporządzając zgłoszenie, bez względu na wybraną formę, zastosuj się do poniższych wskazówek:

Zaplanuj sobie czas – będzie Ci potrzebny, aby w pełni opisać to, co Cię niepokoi. Pośpiech nie jest tu dobrym doradcą.

Wybierz komfortowe dla Ciebie miejsce, które da Ci poczucie bezpieczeństwa.

Zastanów się nad wybraniem dogodnego dla Ciebie kanału zgłaszania. Sprawdź wcześniej, jak działa wybrany kanał i czy nie pojawiają się przeszkody techniczne.

Zapoznaj się z materiałami informacyjnymi dotyczącymi zgłaszania nieprawidłowości w KGHM, które zamieściliśmy na stronie startowej Linia Etyki KGHM.

Spisz wcześniej informacje, które chcesz przekazać (daj sobie na to nawet kilka dni) – korzystając z kanału zgłaszania możesz nie być dostatecznie skoncentrowany(-na) i łatwo wówczas przeoczyć coś istotnego

Przygotuj dowody, które udało Ci się zgromadzić.

.

Bądź konkretny(-na), staraj się trzymać faktów i podać jak najwięcej istotnych danych, które mogą pomóc w wyjaśnieniu sprawy. Postaraj się udzielić odpowiedzi na pytania:

  • Co rzeczywiście się wydarzyło?
  • Gdzie i kiedy doszło do wystąpienia nieprawidłowości?
  • Jak doszło do powstania nieprawidłowości, jaki był rozwój zdarzeń (podaj daty)?
  • Dlaczego, według Ciebie, doszło do powstania nieprawidłowości, jakie mogły być motywy osób związanych ze sprawą?
  • Jakie skutki, według Ciebie, spowodowały opisane w zgłoszeniu nieprawidłowości lub mogą spowodować?
  • Czy przed dokonaniem zgłoszenia podejmowałeś(-łaś) działania w celu eliminacji nieprawidłowości bądź ich skutków (np. poprzez wcześniejsze zgłoszenia do przełożonych)? Jeśli tak, to wymień je.

Weź to na chłodno – postaraj się wyciszyć emocje. W tym wypadku mogą one utrudnić dokonanie rzetelnego zgłoszenia. Pamiętaj – nie walczysz z nikim, działasz dla dobra firmy a tym samym dla dobra nas wszystkich.

Unikaj danych, które mogą być wrażliwe. Zgłaszane nieprawidłowości zazwyczaj nie wymagają podania informacji, które mogą dotyczyć rasy, cech fizycznych, narodowości, przekonań religijnych i politycznych, stanu zdrowia czy orientacji seksualnej osób, których dotyczą.