FAQ - Linia Etyki

Czym jest Linia Etyki KGHM?

Linia Etyki KGHM to poufne narzędzie służące do zgłaszania anonimowo lub imiennie nieprawidłowości występujących w Spółkach z Grupy KGHM. Stanowi wsparcie w walce z oszustwami, nadużyciami i innymi nieprawidłowościami polegającymi na łamaniu obowiązujących standardów etycznych w miejscu pracy.

UWAGA – Linia Etyki KGHM nie służy zgłaszaniu zdarzeń stanowiących bezpośrednie zagrożenie życia lub mienia. Sprawy te należy zgłosić za pomocą kanałów alarmowych.

Po co nam system zgłaszania nieprawidłowości?

Pragniemy efektywnie zapobiegać działaniom mogącym narazić Spółki wchodzące w skład Grupy KGHM na straty materialne i wizerunkowe, w tym wynikające z działalności przestępczej, korupcji, oszustw finansowych czy łamania przepisów prawa. Dodatkowo chcemy zapobiegać łamaniu standardów etycznych określonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej KGHM oraz nieprawidłowościom polegającym na nie stosowaniu się do regulacji wewnętrznych, obowiązujących w Grupie KGHM.

Jednym z bardziej efektywnych narzędzi pozwalających na wczesne wykrywanie nieprawidłowości są kanały (anonimowe i nie anonimowe) służącego do ich zgłaszania, dostępne zarówno dla pracowników jak i osób spoza firmy (kontrahentów, klientów, partnerów biznesowych, inwestorów itp.).

Skuteczny system rejestrowania nieprawidłowości przyczynia się do rozwoju kultury organizacji opartej na uczciwości i etycznym podejmowaniu decyzji.

Jak mogę dokonać zgłoszenia?

Masz możliwość skorzystania z formularza on-line zamieszczonego na platformie Linia Etyki KGHM, jak również z innych, dogodnych dla ciebie kanałów, zarówno w formie anonimowej jak i imiennej. Poszczególne kanały zgłaszania nieprawidłowości znajdziesz TUTAJ.

Czy muszę podać swoje dane osobowe?

Zgłoszenia możesz dokonać na trzy sposoby:

jawnie - zgadzając się na pełne ujawnienie Twojej tożsamości zarówno osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia jak i osobom postronnym;
poufnie – wnioskując o utajnienie Twoich danych, którepodlegają wówczas dodatkowej ochronie przed dostępem osób nieupoważnionych;
anonimowo – nie podając swoich danych osobowych, korzystając z kanałów uniemożliwiających identyfikację Sygnalisty (droga pocztowa, linia telefoniczna +48 767480777, formularz on-line).

UWAGA: Wyjątek stanowi zgłoszenie mobbingu, które wymaga podania danych osobowych osoby zgłaszającej oraz uczestników zgłoszenia (sprawców i ofiary).

Jakie nieprawidłowości powinienem zgłosić?

Możesz dokonać zgłoszenia wszelkich naruszeń Kodeksu Etyki Grupy Kapitałowej KGHM lub wszelkich innych nieprawidłowości dotyczących działalności gospodarczej prowadzonej przez Spółki z Grupy KGHM, w szczególności z zakresu:

KORUPCJI	Działania o charakterze korupcyjnym – łapownictwo czynne i bierne, malwersacja i kradzież, oszustwo, wyłudzenie, nadużycie uprawnień, płatna protekcja, niedopuszczalna czynność preferencyjna, przyjęcie/oferowanie/żądanie nienależnych korzyści finansowych lub nie finansowych itp.
KONFLIKTU INTERESÓW	Konflikt interesów to sytuacja, w której pracownik posiada taki interes prywatny lub występują takie powiązania rodzinne, majątkowe lub towarzyskie, które wpływają lub mogą mieć wpływ na bezstronne i obiektywne wykonywanie jego obowiązków służbowych. Szczególnym przejawem konfliktu interesów są nepotyzm (faworyzowanie członków rodziny lub znajomych) i kumoterstwo (wzajemne popieranie się grupy osób związanej nie tylko więzami krwi (pokrewieństwa), ale i zażyłością lub przynależnością do określonej grupy).
MOBBINGU	Zgodnie z Art. 94³ § 2 Kodeksu pracy mobbing to działania lub zachowania dotyczące pracownika lub skierowane przeciwko pracownikowi, polegające na uporczywym i długotrwałym nękaniu lub zastraszaniu pracownika, wywołujące u niego zaniżoną ocenę przydatności zawodowej, powodujące lub mające na celu poniżenie lub ośmieszenie pracownika, izolowanie go lub wyeliminowanie z zespołu współpracowników. O mobbingu mogą świadczyć następujące działania: ciągła i nieracjonalna krytyka wykonywanej pracy; ograniczanie możliwości wypowiadania się; powtarzające się reagowanie na zgłaszane uwagi krzykiem, agresją lub ignorowaniem; izolowanie od reszty pracowników; nieustanne kwestionowanie decyzji; zlecanie zadań poniżej umiejętności; przydzielanie nadmiernej liczby zadań; odbieranie bez uzasadnionej przyczyny wcześniej uzgodnionych do wykonania prac; zatajanie przed pracownikiem istotnych informacji niezbędnych do prawidłowego wykonania przydzielonych prac; przydzielanie zadań z nierealnymi terminami ich wykonania; nieuzasadnione polecanie wykonania pracy po godzinach pracy; ośmieszanie (np. parodiowanie ruchów, wyśmiewanie się z niezaradności lub niepełnosprawności, religijnych przekonań, pochodzenia, wieku, wyglądu, ubioru), ciągła krytyka życia osobistego; rozpowszechnianie plotek; obmawianie; stosowanie pogróżek słownych i pisemnych; straszenie zwolnieniem z pracy; unikanie kontaktów i zakaz kontaktów z innymi pracownikami; sugerowanie choroby psychicznej; zaniżanie oceny zaangażowania w pracę i inne (ww. zachowania mogą występować pojedynczo lub równolegle).
INNYCH NIEPRAWIDŁOWOŚCI	W szczególności: nadużycia finansowe, oszustwa, generowanie niezgodności w dokumentacji; niestosowanie się do obowiązków pracowniczych, wynikających z regulacji wewnętrznych oraz przepisów prawnych; podejmowanie działań prowadzących lub mogących prowadzić do zagrożenia życia i zdrowia pracowników; łamiące obowiązujące zasady bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony środowiska; działalność przestępcza; nieetyczne zachowania i działania, łamiące zasady określone przez Kodeks Etyki Grupy Kapitałowej KGHM, w tym dyskryminacja, molestowanie, łamanie praw człowieka; ujawnianie informacji poufnych, o charakterze strategicznym, w tym szczególnie informacji tajnych oraz tajemnicy przedsiębiorstwa; nierzetelne przetwarzanie danych osobowych lub ich bezprawne ujawnianie; próby ukrycia któregokolwiek z powyższych.

Czy każde zgłoszenie zostanie rozpatrzone?

Każde zgłoszenie podlega rozpatrzeniu o ile zostało dokonane w dobrej wierze oraz dotyczy ujawniania nieprawidłowości, tj. działań, zachowań lub praktyk zachodzących w podmiocie Grupy KGHM, mogących stanowić nadużycie lub wykroczenie w stosunku do obowiązujących regulacji, w tym szczególnie Kodeksu Etyki Grupy Kapitałowej KGHM lub niosących ze sobą rzeczywiste ryzyko wystąpienia nadużycia lub wykroczenia w razie ich nie zaniechania.

Kiedy zgłoszenie nie zostanie rozpatrzone?

Nie podlega rozpatrzeniu zgłoszenie, które jest nierzetelne, złośliwe lub złożone w złej wierze, w szczególności stanowiące świadome pomówienie i/lub wprowadzające celowo w błąd poprzez m.in. podanie nieprawdziwych danych.

UWAGA – Linia Etyki KGHM nie służy zgłaszaniu zdarzeń stanowiących bezpośrednie zagrożenie życia lub mienia. Sprawy te należy zgłosić za pomocą kanałów alarmowych (112).

Co się dzieje z moim zgłoszeniem?

Przekazane w zgłoszeniu informacje o nieprawidłowościach podlegają weryfikacji w toku wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, prowadzonego przez upoważnione komórki na podstawie obowiązujących w Spółkach z Grupy KGHM procedur i przepisów. W razie potwierdzenia opisanych nieprawidłowości Zarząd Spółki podejmuje działania naprawcze, prewencyjne i dyscyplinarne, a w razie wykrycia czynów karalnych powiadamia stosowne organa państwowe.

Jestem pracownikiem Spółki KGHM. Jeśli widzę nieprawidłowość, czy nie wystarczy, że zgłoszę ten fakt swojemu przełożonemu, który powinien się zająć tą sprawą?

Z punktu widzenia Pracodawcy ważne jest, abyś nie pozostawał obojętny w sytuacji, w której dostrzegasz nieprawidłowości. Możesz dokonać zgłoszenia w dowolny, dogodny dla Ciebie sposób, gwarantujący Ci poczucie bezpieczeństwa i budzący Twoje zaufanie. Jak najbardziej właściwą osobą będzie w tym przypadku Twój bezpośredni przełożony, przełożony wyższego szczebla, Pełnomocnik ds. Etyki i Procedur Antykorupcyjnych w Spółce z Grupy KGHM lub pracownik Wydziału Etyki i Procedur Antykorupcyjnych w Centrali KGHM Polska Miedź S.A. Mamy jednocześnie świadomość, iż mogą zaistnieć okoliczności, w których nie będziesz chciał dokonać zgłoszenia poprzez kontakt ze wskazanymi powyżej osobami. W związku z tym udostępniamy poufne kanały, z których możesz skorzystać i które pozwalają Ci na dokonanie zgłoszenia w pełni bezpieczny dla Ciebie sposób oraz gwarantują, że Twoje zgłoszenie zostanie zarejestrowane przez Wydział Etyki i Procedur Antykorupcyjnych w Centrali KGHM Polska Miedź S.A.

Dlaczego powinienem(-nam) zgłosić to, co wiem? Co będę z tego mieć?

Wszyscy mamy prawo do pracy w środowisku wolnym od działań nieetycznych, wolnym od oszustw, kradzieży czy korupcji, które narażają naszą firmyę a tym samym nas samych na straty. Wczesne wykrycie nieprawidłowości pozwala na minimalizację ich skutków oraz zwiększa bezpieczeństwo całej firmy. Pozwala również na podjęcie działań naprawczych i zapobieganie wystąpieniu podobnych nieprawidłowości w przyszłości. Bez względu na to, czy jesteś naszym pracownikiem, współpracownikiem, klientem czy kontrahentem, możesz dzięki swojej postawie wspierać nas w budowaniu wysokiej kultury organizacji opartej na wartościach etycznych, prowadzącej swoją działalność zgodnie z prawem, transparentnie i odpowiedzialnie.

Dodatkowo, jeśli jesteś naszym pracownikiem oraz dokonasz zgłoszenia nieprawidłowości, które doprowadzi do wykrycia i udowodnienia poważnych nadużyć, narażających Spółkę na istotne straty, w tym zarówno materialne jak i wizerunkowe, może się to wiązać z przyznaniem Ci nagrody finansowej za dbałości o dobre imię i interes Grupy KGHM. Ustalenie podstawy wypłaty nagrody oraz jej wysokości odbywa się na zasadzie indywidualnej oceny każdego przypadku ujawnienia nieprawidłowości.

Chciał(a)bym dokonać zgłoszenia, ale obawiam się o moje bezpieczeństwo. Czy dokonując zgłoszenia przez wskazane kanały mam gwarancję poufności?

Kanały zgłaszania nieprawidłowości w KGHM obsługują wyłącznie specjaliści z Wydziału Etyki i Procedur Antykorupcyjnych w Centrali KGHM Polska Miedź S.A.. Stoją oni na straży bezpieczeństwa podanych przez Ciebie danych, dbają o ich poufność w całym procesie wyjaśniania sprawy. Jeśli chcesz zwiększyć swoje poczucie bezpieczeństwa, to możesz:

dokonać zgłoszenia anonimowego (nie dotyczy mobbingu) – wystarczy wybrać odpowiednie pole, które pozwoli na złożenie zgłoszenia bez podawania danych osobowych;
poprosić o utajnienie danych – zaznaczając to pole masz gwarancję, że Twoje dane zostaną utajnione, a dostęp do nich będzie ograniczony wyłącznie do uprawnionych pracowników z Wydziału Etyki i Procedur Antykorupcyjnych (w tym wypadku musisz podać dane kontaktowe, które pozwolą na dialog z Tobą w razie wystąpienia konieczności odtajnienia danych dla dobra postępowania);
skorzystać z infolinii +48 76 74 80777 – za jej pośrednictwem możesz dokonać nagrania wiadomości całkowicie anonimowo, gdyż ta linia telefoniczna jest wyposażona w funkcję ukrycia numeru dzwoniącego;
wysłać list bez podania danych nadawcy.

Dodatkowo możesz skorzystać z poniższych wskazówek:

Dokonując zgłoszenia skorzystaj z komputera spoza firmy, znajdującego się np. w kawiarence internetowej, czytelni publicznej lub u kolegi/koleżanki.
Możesz do celów kontaktowych utworzyć specjalny adres mailowy, który posłuży Ci do poufnej korespondencji z nami.
Zwróć uwagę, aby podana przez Ciebie treść zgłoszenia oraz załączniki nie zawierały danych, które pozwolą Cię zidentyfikować – np. wiek, płeć, miejsce pracy itp.

Pamiętaj, podanie danych osobowych jest całkowicie dobrowolne. Ma ono jednak istotne zalety:

Pozwoli nam na kontakt z Tobą i uzupełnienie informacji, które pomogą nam w efektywnym wyjaśnieniu sprawy.
Pozwoli nam na powiadomienie Ciebie o tym, co się dzieje z twoim zgłoszeniem.
Pozwoli nam na objęcie Ciebie ochroną przewidzianą dla Sygnalisty, zgodnie z obowiązującymi w KGHM regulacjami.
Pozwoli nam na przyznanie Ci nagrody, którą przewidzieliśmy dla Sygnalisty, którego zgłoszenie umożliwi wykrycie i udowodnienie poważnych nadużyć, narażających Spółkę na istotne straty, w tym zarówno materialne jak i wizerunkowe.

Co to oznacza, że KGHM chroni Sygnalistę? Na jaką ochronę mogę liczyć dokonując zgłoszenia?

Jeśli dokonasz zgłoszenia podając swoje dane, automatycznie podlegasz ochronie przed jakimikolwiek działaniami odwetowymi z powodu dokonania zgłoszenia. Jeśli jesteś naszym pracownikiem, to przysługuje ci ochrona praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy – w szczególności ochrona zatrudnienia, wynagrodzenia i warunków pracy. Jeśli jesteś naszym kontrahentem, to będziemy chronić Twoje prawa wynikające z zawartej umowy.

KGHM jako Pracodawca chroni Sygnalistę – pracownika przed szykanami, dyskryminacją czy molestowaniem psychicznym w związku z podjętymi przezeń działaniami zmierzającymi do ujawnienia nieprawidłowości.

Komórką sprawująca pieczę nad Sygnalistą i monitorująca jego sytuację jest Wydział Etyki i Procedur Antykorupcyjnych. W razie wystąpienia działań o charakterze odwetowym nie wahaj się zgłosić do specjalisty z Wydziału, który zajmie się twoją sprawą.

Zgodnie z naszymi wewnętrznymi uregulowaniami ochronie w tym samym zakresie co ochrona Sygnalisty podlega osoba, która odmówiła uczestniczenia w nieprawidłowościach i/lub wspomagała Sygnalistę w ujawnieniu nieprawidłowości, dostarczając informacji lub składając zeznania.

Szczegóły ochrony gwarantowanej pracownikom dokonującym zgłoszenie zapisane są w wewnętrznych regulacjach.

Czy moje dane osobowe są chronione zgodnie z obowiązującymi przepisami (RODO)?

Tak, chronimy Twoje dane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Szczegóły znajdziesz w Informacji o przetwarzaniu danych osobowych przez KGHM Polska Miedź S.A. dla osoby dokonującej zgłoszenia nieprawidłowości w Grupie Kapitałowej KGHM Polska Miedź S.A.

Nie jestem pewien(-wna), czy to, co zaobserwowałem(-łam) lub usłyszałem(-łam), jest naruszeniem Kodeksu Etyki lub obowiązujących regulacji, ale po prostu nie wygląda mi to dobrze. Co mam zrobić?

Nie wahaj się dłużej – zgłoś problem. Jeśli jesteś gotowy(-wa) na ujawnienie się, możesz skontaktować się ze specjalistą z Wydziału Etyki i Procedur Antykorupcyjnych lub z Pełnomocnikiem ds. Etyki i Antykorupcji w Oddziale lub Spółce. W trakcie poufnej rozmowy będziesz miał(a) możliwość zweryfikować swoje podejrzenia. Twoje spostrzeżenia i poczucie, iż dochodzi do nieprawidłowości są dla nas bardzo cenne. Pamiętaj, że wystarczy jeśli działasz w dobrej wierze oraz w racjonalnym przeświadczeniu, iż ujawniasz istotne nieprawidłowości, przy czym nie ma znaczenia, czy ujawnione informacje uda się potwierdzić i czy nieprawidłowości rzeczywiście miały miejsce. Wolimy, abyś zgłosił(a) sytuację, która okaże się nieszkodliwa, niż aby ewentualne nieetyczne zachowanie pozostało niezauważone z powodu Twoich wątpliwości. Nie jest Twoim zadaniem wyjaśnienie sprawy, od tego są odpowiednie, przygotowane do prowadzenia postępowań komórki. Jedynie czego oczekujemy to powiadomienia nas w sytuacji, w której posiadasz uzasadnione przekonanie, że doszło do naruszenie zasad postępowania etycznego i/lub obowiązujących regulacji.

Co, jeśli po złożeniu raportu przypomnę sobie coś ważnego o incydencie? Jak mogę uzupełnić moje zgłoszenie?

Jeśli chcesz zostać z nami w kontakcie, otrzymywać powiadomienia o statusie Twojego zgłoszenia, uzupełniać informacje lub jesteś gotowy(-wa) na udzielenie odpowiedzi na nasze pytania związane ze sprawą – podaj nam dane kontaktowe. Może to być Twój adres mailowy (prywatny lub służbowy) albo taki, który założysz specjalnie z w związku ze zgłoszeniem. Możesz też dokonać kolejnego zgłoszenia, uzupełniającego, podając w opisie, jakiej sprawy ono dotyczy.

Posiadam dowody, które świadczą o tym, że doszło do nieprawidłowości. Czy mogę je załączyć do zgłoszenia?

Formularz online zawiera pole, które pozwala dołączyć załączniki. Możesz dołączyć pliki w formacie doc, xls, docx, xlsx, pdf, jpg, gif, tiff, png. Rozmiar pojedynczego pliku nie może przekroczyć 25 MG.

10 SPOSOBÓW NA DOBRE ZGŁOSZENIE

Sporządzając zgłoszenie, bez względu na wybraną formę, zastosuj się do poniższych wskazówek:

Zaplanuj sobie czas – będzie Ci potrzebny, aby w pełni opisać to, co Cię niepokoi. Pośpiech nie jest tu dobrym doradcą.
Wybierz komfortowe dla Ciebie miejsce, które da Ci poczucie bezpieczeństwa.
Zastanów się nad wybraniem dogodnego dla Ciebie kanału zgłaszania. Sprawdź wcześniej, jak działa wybrany kanał i czy nie pojawiają się przeszkody techniczne.
Zapoznaj się z materiałami informacyjnymi dotyczącymi zgłaszania nieprawidłowości w KGHM, które zamieściliśmy na stronie startowej Linia Etyki KGHM.
Spisz wcześniej informacje, które chcesz przekazać (daj sobie na to nawet kilka dni) – korzystając z kanału zgłaszania możesz nie być dostatecznie skoncentrowany(-na) i łatwo wówczas przeoczyć coś istotnego
Przygotuj dowody, które udało Ci się zgromadzić.
Skontaktuj się z osobami, które chcesz podać jako świadków, lub które mogą uzupełnić Twoje zgłoszenie. Co dwie głowy to nie jedna.
Bądź konkretny(-na), staraj się trzymać faktów i podać jak najwięcej istotnych danych, które mogą pomóc w wyjaśnieniu sprawy. Postaraj się udzielić odpowiedzi na pytania:

Co rzeczywiście się wydarzyło?
Gdzie i kiedy doszło do wystąpienia nieprawidłowości?
Jak doszło do powstania nieprawidłowości, jaki był rozwój zdarzeń (podaj daty)?
Dlaczego, według Ciebie, doszło do powstania nieprawidłowości, jakie mogły być motywy osób związanych ze sprawą?
Jakie skutki, według Ciebie, spowodowały opisane w zgłoszeniu nieprawidłowości lub mogą spowodować?
Czy przed dokonaniem zgłoszenia podejmowałeś(-łaś) działania w celu eliminacji nieprawidłowości bądź ich skutków (np. poprzez wcześniejsze zgłoszenia do przełożonych)? Jeśli tak, to wymień je.

Weź to na chłodno – postaraj się wyciszyć emocje. W tym wypadku mogą one utrudnić dokonanie rzetelnego zgłoszenia. Pamiętaj – nie walczysz z nikim, działasz dla dobra firmy a tym samym dla dobra nas wszystkich.
Unikaj danych, które mogą być wrażliwe. Zgłaszane nieprawidłowości zazwyczaj nie wymagają podania informacji, które mogą dotyczyć rasy, cech fizycznych, narodowości, przekonań religijnych i politycznych, stanu zdrowia czy orientacji seksualnej osób, których dotyczą.