Что такое Linia Etyki KGHM? 

Linia Etyki KGHM - это конфиденциальный инструмент, используемый для сообщения анонимно или персонально о нарушениях, происходящих в Компаниях Группы KGHM.

Oказывает поддержку в борьбе с мошенничеством, злоупотреблениями и другими нарушениями, связанными с нарушением действующих этических стандартов на рабочем месте.

ПРИМЕЧАНИЕ – Linia Etyki KGHM не используется для сообщения о событиях, которые непосредственно угрожают жизни или собственности. Об этом следует сообщать по каналам экстренной помощи.

Для чего нам нужна система для сообщения о нарушениях?

Мы стремимся эффективно предотвращать действия, которые могут принести компаниям, входящим в Группу KGHM, материальный и имиджевый ущерб, в том числе в результате преступной деятельности, коррупции, финансового мошенничества или нарушения законодательства. Кроме того, мы хотим предотвратить нарушение этических норм, изложенных в Кодексе этики Финансовой Группы KGHM и нарушения, заключающиеся в несоблюдении внутренних правил, действующих в Группе KGHM.

Одним из наиболее эффективных инструментов, позволяющих на раннее выявление нарушений являются каналы (анонимные и не анонимные), используемые для их сообщения, доступные как для сотрудников, так и для людей извне компании (контрагентов, клиентов, деловых партнеров, инвесторов и т. д.).

Эффективная система регистрации нарушений способствует развитию культуры организации, основанной на честности и этическом принятии решения.

Как я могу подать жалобу?

У вас есть возможность использовать онлайн-форму, размещенную на платформе Linia Etyki KGHM, а также другие удобные для вас каналы, как анонимно, так и от своего имени. Отдельные каналы сообщения о нарушениях вы найдете ЗДЕСЬ.

Нужно ли указывать свои персональные данные?

Жалобы можно подать тремя способами:

  • явно - согласившись на полное раскрытие Вашей личности как лицам, участвующим в расследовании Жалобы, так и посторонним лицам
  • конфиденциально - с требованием засекретить Ваши данные, которые в этом случае дополнительно защищены от доступа третьих лиц;
  • анонимно – не указывая своих персональных данных, с помощью каналов, не позволяющих идентифицировать Сигналиста (почта, телефонная линия 767480777, форма on-line).

ПРИМЕЧАНИЕ: Исключением является жалоба о моббинге, которая требует указания персональных данных лица, подавшего жалобу, а также участников жалобы (виновников и жертв).

О каких нарушениях я должен сообщить?

Вы можете сообщать о любых нарушениях Кодекса этики Финансовой Группы KGHM или любых других нарушениях, касающихся предпринимательской деятельности, осуществляемой Компаниями из Группы KGHM, в частности, из области:

КОРРУПЦИИ

Коррупционная деятельность – активное и пассивное взяточничество, растрата и воровство, обман, мошенничество, злоупотребление полномочиями, платная протекция, не допускаемое преимущественное действие, принятие/предложение/требование ненадлежащих финансовых или не финансовых выгод и т. д.

КОНФЛИКТА ИНТЕРЕСОВ

Конфликт интересов - это ситуация, в которой сотрудник имеет такой частный интерес, или возникают такие семейные , имущественные или социальные отношения, которые влияют или могут повлиять на беспристрастное и объективное выполнение его служебных обязанностей. Особым проявлением конфликта интересов являются непотизм (оказание предпочтения членам семьи или друзьям) и кумовство (взаимное поощрение группы людей, связанных не только узами крови (родства), но и близкими отношениями или принадлежностью к определенной группе).

МОББИНГА

В соответствии со статьей 943 § 2 Трудового кодекса моббинг - это действия или поведение, касающиеся работника или направленные против работника, заключающиеся в упорном и длительном преследовании или запугивании работника, вызывающие у него заниженную оценку профессиональной пригодности, вызывающие или направленные на унижение или смущение работника, изолирование его или устранение из команды сотрудников. О моббинге могут свидетельствовать следующие действия: постоянная и иррациональная критика выполняемой работы; ограничение возможности выражать свое мнение; повторяющееся реагирование на замечания криком, агрессией или игнорированием; изоляция от остальных сотрудников; постоянное оспаривание решений; делегирование заданий ниже навыков работника; нагрузка чрезмерным количеством задач; забирание без уважительной причины ранее согласованных для выполнения работ; сокрытие от сотрудника существенной информации, необходимой для правильного выполнения назначенных работ; назначение заданий с нереальными сроками их исполнения; необоснованное требование выполнения работы вне рабочего времени; осмеивание (например, пародирование движений, высмеивание беспомощности или инвалидности, религиозных убеждений, происхождения, возраста, внешнего вида, одежды), постоянная критика личной жизни; распространение слухов; оговаривание; использование словесных и письменных угроз; запугивание увольнением с работы; избегание контактов и запрет контактов с другими сотрудниками; внушение психического заболевания; занижение оценки участия в работе и другие (вышеуказанное поведение может происходить по одному или параллельно).

ДРУГИХ НАРУШЕНИЙ

В частности: мошенничество, обман, создание несоответствия в документации; невыполнение трудовых обязанностей, вытекающих из внутренних правил и законов; осуществление деятельности, приводящей или способной привести к угрозе жизни и здоровья сотрудников; нарушающие действующие правила техники безопасности и охраны труда и защиты окружающей среды; преступная деятельность; неэтичное поведение и действия, нарушающие правила, установленные кодексом этики, в том числе дискриминация, сексуальное домогательство, нарушение прав человека; раскрытие конфиденциальной информации, стратегического характера, в том числе секретной информации и тайны предприятия; недобросовестная обработка персональных данных или их незаконное раскрытие; попытки скрыть что-либо из вышеперечисленного.

 

Будет ли рассмотрена каждая жалоба?

Каждая жалоба подлежит рассмотрению, если только она была сделана с хорошими намерениями и касается раскрытия нарушений, т. е. действий, поведения или практики, совершенных в субъекте Группы KGHM, которые могут являться злоупотреблением или нарушением по отношению к действующим нормам, в частности, Кодекса этики Группы KGHM или несущих с собой реальный риск появления злоупотребления или нарушения в случае их не прекращения.

В каком случае жалоба не будет рассмотрена?

Не подлежит рассмотрению жалоба, которая является недобросовестной, злостной или с плохими намерениями, в частности, являющаяся сознательной клеветой и/или намеренно вводящей в заблуждение, путем, в частности, предоставления ложных данных.

ПРИМЕЧАНИЕ – Linia Etyki KGHM не используется для сообщения о событиях, которые непосредственно угрожают жизни или собственности. Об этом следует сообщать по каналам экстренной помощи.

Что происходит с моей жалобой?

Предоставленная в жалобе информация о нарушениях подлежит проверке в ходе внутреннего расследования, проводимого уполномоченными ячейками в соответствии с действующими в Компаниях Группы KGHM процедурами и правилами. В случае подтверждения указанных нарушений Руководство компании принимает корректирующие, профилактические и дисциплинарные меры, а в случае обнаружения совершения преступлений уведомляет соответствующие государственные органы.

Я являюсь сотрудником Компании KGHM. Если я вижу нарушение, разве не достаточно того, что я сообщу о них руководителю, который должен заняться этим делом?

С точки зрения Работодателя важно, чтобы Вы не остались равнодушными в ситуации, когда Вы видите нарушения. Вы можете подать жалобу любым удобным для Вас способом, гарантирующим Вам чувство безопасности и который вызывает у Вас доверие. Наиболее подходящим человеком в этом случае будет Ваш непосредственный руководитель, начальник высшего звена, Уполномоченный по делам этики и антикоррупционных процедур в компании из Группы KGHM или сотрудник Отдела этики и антикоррупционных процедур в головном офисе KGHM Polska Miedź S. A. Мы осознаем, что могут возникнуть обстоятельства, при которых вы не захотите подать жалобу путем контакта с указанными выше лицами. В связи с этим мы предоставляем конфиденциальные каналы, которыми Вы сможете воспользоваться и которые позволят Вам подать жалобу полностью безопасным для Вас способом и гарантируют, что ваша жалоба будет зарегистрирована Отделом этики и антикоррупционных процедур в головном офисе KGHM Polska Miedź S. A.

Почему я должен сообщить то, что я знаю? Что я буду с этого иметь?

Мы все имеем право работать в среде, свободной от неэтичных действий, свободной от мошенничества, воровства или коррупции, которые приносят нашим компаниям, и, следовательно, нам - ущерб. Раннее выявление нарушений позволяет свести к минимуму их последствия и, следовательно, повышает безопасность всей компании. Позволяет также принять корректирующие действия и предотвратить возникновение подобных нарушений в будущем. Независимо от того, являетесь ли вы нашим сотрудником, подрядчиком, клиентом или контрагентом, вы можете благодаря своему неравнодушному отношению поддержать нас в создании высокой культуры организации, основанной на этических ценностях, которая ведет свою деятельность в соответствии с законодательством, прозрачно и ответственно.

Кроме того, если Вы являетесь нашим сотрудником и сообщите о нарушениях, которые приведут к обнаружению и доказанию серьезных злоупотреблений, которые подвергают Компанию значительным потерям, включая как материальный, так и имиджевый ущерб, то это может быть связано с предоставлением Вам финансовой награды за заботу о хорошем имени и интересах Группы KGHM. Определение основания для вознаграждения и расчет его размера осуществляется индивидуально для каждого случая выявленных нарушений.

Я хотел(a) бы подать жалобу, но я боюсь за свою безопасность. Есть ли у меня гарантия конфиденциальности при подаче жалобы с помощью указанных каналов?

Каналы для подачи жалобы о нарушениях в KGHM обслуживают только специалисты из Отдела этики и антикоррупционных процедур. Они стоят на страже безопасности указанных Вами данных, заботятся об их конфиденциальности в процессе расследования дела. Если вы хотите повысить ваше чувство безопасности, то вы можете:

  • подать жалобу анонимно (не касается моббинга) – достаточно выбрать соответствующее поле, которое позволит подать жалобу без указания персональных данных;
  • попросить засекретить данные - в случае выбора этого поля у Вас есть гарантия, что Ваши данные будут засекречены и доступ к ним будет возможен исключительно для уполномоченных сотрудников Отдела этики и антикоррупционных процедур (в этом случае Вы должны предоставить контактную информацию, которая позволит нам поговорить с Вами в случае, если появится необходимость рассекретить данные на благо расследования);
  • воспользоваться горячей линией этики +48 76 74 80777 – звоня по этому номеру телефона, Вы можете записать сообщения полностью анонимно, так как эта телефонная линия оснащена функцией скрытия номера вызывающего абонента;
  • отправить письмо без указания данных отправителя.

Кроме того, вы можете воспользоваться следующими советами:

  • При подаче жалобы используйте компьютер, находящийся за пределами компании, например, в интернет-кафе, читальном зале или у коллеги/подруги.
  • Вы можете создать в контактных целях специальный адрес электронной почты, который Вы сможете использовать для конфиденциальной переписки с нами.
  • Обратите внимание на то, чтобы указанное Вами содержание жалобы и приложения не содержали данных, которые позволят идентифицировать Вас, например, возраст, пол, место работы и т. д.

Помните, что указание персональных данных является добровольным. Оно, однако, имеет существенные преимущества:

  • Это позволит нам связаться с Вами и дополнить информацию, которая поможет нам в эффективном расследовании дела.
  • Позволит нам уведомить Вас о том, что происходит с вашей жалобой.
  • Это позволит нам охватить Вас защитой, предусмотренной для Сигналиста, в соответствии с действующими в KGHM правилами.
  • Это позволит нам признать Вам награду, которую мы предвидели для Сигналиста, чья жалоба позволит нам обнаружить и доказать серьезные злоупотребления, приносящие Компании значимый ущерб, включая как материальный, так и имиджевый.
Что значит, что KGHM защищает Сигналиста? На какую защиту я могу рассчитывать при подаче жалобы?

Если вы подадите жалобу, указывая свои данные, Вы автоматически охватываетесь защитой от любых реваншистских действий в связи подачей жалобы. Если Вы являетесь нашим сотрудником, то Вы имеете право на защиту прав и обязанностей, вытекающих из трудовых отношений, в частности, защиту занятости, оплаты и условий труда. Если Вы являетесь нашим контрагентом, мы будем защищать Ваши права, вытекающие из заключенного договора.

KGHM как Работодатель защищает Сигналиста - работника от притеснения, дискриминации или психического издевательства в связи с предпринятыми ним действиями, направленными на выявление нарушений.

Ячейкой, защищающей Сигналиста и контролирующей его ситуацию, является Отдел этики и антикоррупционных процедур. В случае появления реваншистских действий не задумываясь обращайтесь к Специалисту из Отдела, который займется вашим делом.

В соответствии с нашими внутренними правилами, такой же защитой как Сигналист охватывается человек, который отказался участвовать в нарушениях и/или поддерживал Сигналиста в раскрытии нарушений, доставляя информацию или давая показания.

Более подробная информация о гарантированной работникам, подающим жалобу, защите находится во внутренних правилах.

Защищены ли мои персональные данные в соответствии с действующим законодательством?

Да, мы защищаем Ваши данные в соответствии с действующим законодательством. Более подробную информацию Вы найдете в Информации об обработке персональных данных KGHM Polska Miedź S. A. для лица, подающего жалобу, касающуюся нарушений в Финансовой Группе KGHM Polska Miedź S.A.

Я не уверен, что то, что я заметил или услышал, является нарушением Кодекса этики или действующих правил, но мне просто кажется, что это нехорошо. Что я должен сделать?

Не раздумывайте – сообщите о проблеме. Если вы готовы явно сообщить о нарушениях, то Вы можете обратиться к Специалисту из Отдела этики и антикоррупционных процедур или к Уполномоченному по делам этике и борьбы с коррупцией в Отделе или Компании. Во время конфиденциального разговора у Вас будет возможность проверить свои подозрения. Ваши наблюдения и предчувствие, что происходят нарушения очень ценны для нас. Помните, что достаточно того, что Вы действуете с хорошими намерениями, а также с рациональным убеждением, что Вы демаскируете существенные нарушения, при этом не имеет значения, будет ли данная информация может подтверждена, и действительно ли нарушения имели место. Мы предпочитаем, чтобы Вы сообщили о ситуации, которая окажется безобидной, чем, чтобы возможное неэтичное поведение осталось незамеченным из-за Ваших сомнений. Вашей задачей не является выяснение дела, этим займутся соответствующие, подготовленные для этого ячейки. Единственное, чего мы ожидаем, это то, что Вы уведомите нас в ситуации, когда у Вас есть обоснованное убеждение, что произошло нарушение этических норм поведения и/или действующих норм.

Что, если я вспомню что-нибудь важное об инциденте после подачи жалобы? Как я могу дополнить свою жалобу?

Если Вы хотите быть с нами на связи, получать уведомления о статусе вашей жалобы, дополнить информацию или Вы готовы ответить на наши вопросы, связанные с делом – сообщите нам свои контактные данные. Это может быть Ваш адрес электронной почты (личный или служебный) или тот, который Вы специально создали в связи с жалобой. Вы также можете подать еще одну жалобу, дополняющую, указать в описании, к какому делу она относится.

Я собрал доказательства, которые свидетельствуют о том, что произошло нарушение. Могу ли я приложить их к жалобе?

Онлайн-форма содержит поле, которое позволяет прикрепить приложения. Вы можете прикрепить файлы в формате doc, xls, docx, xlsx, pdf, jpg, gif, tiff, png. Размер файла не может превышать 25 МГ.

10 УКАЗАНИЙ, КАК ХОРОШО ПОДАТЬ ЖАЛОБУ

Составляя жалобу, независимо от выбранной формы, воспользуйтесь следующими указаниями:

  1. Запланируйте для нее соответствующее время – оно Вам понадобится, чтобы полностью описать то, что Вас беспокоит. Спешка не является хорошим советчиком.
  2. Выберите комфортное для вас место, которое даст Вам чувство безопасности.
  3. Подумайте над выбором удобного для Вас канала подачи жалобы. Предварительно проверьте, как работает выбранный канал, и не появляются ли технические препятствия.
  4. Ознакомьтесь с информационными материалами, касающимися сообщения о нарушениях в KGHM,которые мы разместили на домашней странице Linia Etyki KGHM.
  5. Запишите заранее информацию, которую Вы хотите передать (дайте себе даже несколько дней) - используя один из каналом, Вы можете не быть достаточно сосредоточены и легко упустить что-то важное.
  6. Подготовьте доказательства, которые Вам удалось собрать.
  7. Свяжитесь с людьми, которых Вы хотите указать в качестве свидетелей, или которые могут дополнить Вашу жалобу. Одна голова хорошо, а две лучше.
  8. Будьте конкретны, постарайтесь придерживаться фактов и указать как можно больше важных данных, которые могут помочь в расследовании дела. Постарайтесь ответить на вопросы:
  • Что на самом деле произошло?
  • Где и когда произошли нарушения?
  • Как произошло нарушение, как развивались события (укажите даты)?
  • Как вы думаете, почему возникли нарушения, какими могли быть мотивы людей, связанных с делом?
  • Какие последствия, по Вашему мнению, вызвали описанные в жалобе нарушения или к чему они могут привести?
  • Перед отправкой жалобы предпринимали ли Вы какие-либо меры для устранения нарушений или их последствий (например, жаловались ли Вы ранее начальству)? Если да, то перечислите их.
  1. Не нервничайте – попробуйте отключить эмоции. В этом случае они могут затруднить составление добросовестной жалобы. Помните - Вы ни с кем не воюете, Вы действуете на благо компании и тем самым на благо всех нас.
  2. Избегайте данных, которые могут быть уязвимы. В жалобах о нарушениях, как правило, не требуется указание информации, которая может касаться расы, физических характеристик, национальности, религиозных и политических убеждений, состояния здоровья или сексуальной ориентации людей, которых они касаются.