¿Qué es la Línea Ética de KGHM?
La Línea Ética de KGHM es una herramienta confidencial para denunciar anónima o nominalmente las irregularidades que se produzcan en las Sociedades del Grupo KGHM. Presta apoyo en la lucha contra el fraude, los abusos y otras irregularidades que impliquen infracciones de las normas éticas vigentes en el lugar de trabajo.
¿Por qué necesitamos un sistema de denuncia de irregularidades?
Deseamos prevenir eficazmente las actividades que puedan exponer a las Sociedades del Grupo KGHM a pérdidas materiales y de imagen, incluidas las derivadas de actividades delictivas, la corrupción, el fraude financiero o las infracciones de la ley. Además, queremos prevenir las violaciones de las normas éticas establecidas en el Código Ético del Grupo de Empresas KGHM y las irregularidades relacionadas con el incumplimiento de la normativa interna.
Una de las herramientas más eficaces para la detección precoz de irregularidades son los canales confidenciales para denunciarlas, disponibles tanto para los empleados como para las personas ajenas a la empresa (contratistas, clientes, socios comerciales, subcontratistas, becarios, solicitantes de empleo, etc.).
Un sistema eficaz de registro de irregularidades contribuye al desarrollo de una cultura de la organización basada en la integridad y la toma de decisiones éticas.
¿Cómo puedo presentar una denuncia?
Tienes la opción de utilizar el formulario en línea de la plataforma Línea Ética de KGHM, así como otros canales que te resulten convenientes, de forma anónima o por tu nombre. Los distintos canales de denuncia pueden consultarse AQUÍ.
Si quieres utilizar correspondencia escrita, descarga el MODELO DE FORMULARIO DE DENUNCIA.
¿Tengo que facilitar mis datos personales?
Puedes presentar una denuncia:
- por tu nombre: facilitando tus datos personales, incluidos los datos de contacto, a las personas autorizadas para registrar y tramitar las denuncias internas en el Grupo KGHM.
- anónimamente.
ATENCIÓN: No se podrá denunciar anónimamente cuando se trate de una infracción de las normas de convivencia social y de los derechos laborales, en particular las sospechas de acoso laboral y discriminación, y cuando se trate de una denuncia en el ámbito de la intimidad y la protección de los datos personales y la seguridad de las redes y los sistemas de información y comunicación.
¿Qué irregularidades debo denunciar?
De acuerdo con el procedimiento de denuncias internas del Grupo KGHM, puedes realizar una denuncia por:
- Infracciones de la legislación generalmente vigente en los siguientes ámbitos:
- el indicado en la ley de 14 de junio de 2024 sobre la protección de los denunciantes;
- el resultante del contenido del artículo 97d de la ley de 29 de julio de 2005 sobre la oferta pública y las condiciones de introducción de instrumentos financieros en el sistema organizado de negociación y sobre sociedades públicas;
- el resultante de la ley de 13 de mayo de 2016 sobre prevención del riesgo de delitos de carácter sexual y protección de menores.
- Violaciones de requisitos derivados de la normativa legal vigente a nivel interno, calificadas como denuncias relativas a acciones en perjuicio del Grupo de Empresas KGHM (por ejemplo, robo, fraude, estafa, violación de la seguridad de la información, violación de la protección de datos personales, irregularidades en los procedimientos de compra, etc.).
- Violaciones de requisitos derivados la normativa legal vigente a nivel interno, calificadas como denuncias del área ética (por ejemplo, violación de normas de convivencia social, acoso laboral, discriminación, acoso sexual, violación de los derechos humanos, violación de los derechos de los trabajadores, etc.).
ATENCIÓN: Según el contenido del artículo 3, apartado 1 de la ley de 14 de junio de 2024 sobre la protección de los denunciantes, una violación de la ley es una acción u omisión ilegal, o destinada a eludir la ley, relativa a:
- corrupción;
- contrataciones públicas;
- servicios, productos y mercados financieros;
- lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo;
- seguridad y conformidad de los productos;
- seguridad del transporte;
- protección del medio ambiente;
- protección radiológica y seguridad nuclear;
- seguridad de los alimentos y los piensos;
- salud y bienestar animal;
- salud pública;
- protección del consumidor;
- privacidad y protección de datos;
- seguridad de las redes y sistemas TIC;
- los intereses financieros del Tesoro Público de la República de Polonia, la unidad de gobierno local y la Unión Europea;
- el mercado interior de la Unión Europea, incluidas las normas de derecho público sobre competencia y ayudas estatales y la fiscalidad de las personas jurídicas;
- las libertades y derechos constitucionales del ser humano y del ciudadano, que estén presentes en las relaciones del individuo con los poderes públicos y no estén relacionadas con los ámbitos indicados en los puntos 1-16.
¿Se tendrán en cuenta todas las denuncias?
La denuncia se tendrá en cuenta siempre que cumpla los criterios de una denuncia interna:
- se refiere a una infracción de la ley y del reglamento interno (ver más arriba), producida en relación con las actividades de una entidad del Grupo KGHM;
- estás razonablemente convencido de que la información comunicada es cierta en el momento de la realización de la denuncia, es decir, que la información facilitada es fiable;
- eres una persona relacionada con una entidad de KGHM en un contexto laboral (empleado, contratista, cliente, candidato a un puesto de trabajo, becario, etc.);
- Has obtenido la información sobre la infracción en un contexto laboral (en relación con un contrato, proyecto, contratación, prácticas, aprendizaje, etc.).
¿Cuándo no se tramitará una denuncia?
No se tendrán en cuenta las denuncias que no cumplan los criterios de una denuncia interna (ver más arriba).
Una denuncia se rechaza si es manifiestamente infundada o si no hay información suficiente para poder adoptar medidas de seguimiento.
También se rechazan las denuncias anónimas relativas a violaciones de las normas de convivencia social y los derechos laborales, en particular el acoso laboral y la discriminación, así como las denuncias anónimas en el ámbito de la protección de la intimidad y los datos personales y la seguridad de las redes y los sistemas TIC. En este caso, la denuncia podrá tomarse en consideración siempre que se presente de forma nominal.
ATENCIÓN: La Línea Ética de KGHM no sirve para informar de incidentes que supongan una amenaza inmediata para la vida o la propiedad. Estos asuntos deben notificarse a través de los canales de emergencia (112).
¿Qué pasa con mi denuncia?
La información sobre irregularidades facilitada en la denuncia está sujeta a verificación en el curso de las investigaciones internas realizadas por las unidades autorizadas sobre la base de los procedimientos y reglamentos vigentes en las Sociedades del Grupo KGHM. Si se confirman las irregularidades descritas, el Consejo de Administración de la Sociedad toma medidas correctivas, preventivas y disciplinarias y, si se detectan actos delictivos, lo notifica a las autoridades estatales competentes.
¿Por qué debería denunciar lo que sé? ¿Qué conseguiré con ello?
Desde el punto de vista del Empleador, es importante que no permanezcas indiferente ante una situación en la que percibes irregularidades. Todos tenemos derecho a trabajar en un entorno libre de actividades poco éticas, libre de fraudes, robos o corrupción que expongan a nuestra empresa y, por tanto, a nosotros mismos, a sufrir pérdidas. La detección precoz de irregularidades permite minimizar su impacto y aumenta la seguridad de toda la empresa. También permite adoptar medidas correctoras y evitar que se produzcan irregularidades similares en el futuro. Tanto si eres nuestro empleado, colaborador, cliente o contratista, puedes, con tu actitud, apoyarnos en la construcción de una elevada cultura de una organización basada en valores éticos, que lleva a cabo su actividad de forma legal, transparente y responsable.
Me gustaría realizar una denuncia, pero temo por mi seguridad. ¿Tengo garantía de confidencialidad al denunciar a través de los canales indicados?
Los canales de denuncia de irregularidades de KGHM te permiten denunciar de una forma totalmente segura para ti y garantizan que tu denuncia sea registrada por el Departamento de Gestión del Riesgo Corporativo y Cumplimiento de la Sede Central de KGHM Polska Miedź S.A. Solo son gestionados por empleados autorizados de la entidad que tramita la denuncia del Grupo KGHM Polska Miedź S.A. Durante todo el proceso de aclaración de tu denuncia garantizamos la seguridad de tus datos personales y su confidencialidad. El formulario en línea proporcionado garantiza un alto nivel de seguridad para tus datos y te permite gestionar el acceso a los mismos.
Además, puedes utilizar las siguientes indicaciones:
- A efectos de contacto, puedes crear una dirección de correo electrónico especial (que no contenga datos personales) para utilizarla en la correspondencia confidencial con nosotros.
- Por favor, asegúrate de que el contenido de tu denuncia y los anexos que facilites no contengan datos que puedan identificarte (por ejemplo, edad, sexo, lugar de trabajo, etc.).
Recuerda que la facilitación de datos personales es totalmente voluntaria. Sin embargo, tiene importantes ventajas:
- Nos permitirá ponernos en contacto contigo y completar la información para ayudarnos a aclarar el asunto de forma eficaz.
- Nos permitirá informarte de lo que ocurre con tu denuncia.
- Nos permitirá incluirte en la protección prevista para un Denunciante, de conformidad con las regulaciones vigentes en KGHM.
¿Qué significa que KGHM protege al Denunciante? ¿Con qué protección puedo contar al presentar una denuncia?
Si realizas una denuncia que cumple los criterios de una denuncia interna (ver más arriba) facilitando tus datos, estarás automáticamente protegido contra represalias.
Recuerda que una represalia es una acción que tiene una relación de causa y efecto con el hecho de que se haya realizado una denuncia interna, externa o una revelación pública. Es una acción que infringe o puede infringir los derechos de la persona que realiza la denuncia, causándole o pudiéndole causar un perjuicio.
Si eres nuestro empleado, tienes derecho a la protección de tus derechos y obligaciones derivados de la relación laboral, en particular la protección de tu empleo, remuneración y condiciones de trabajo. Si eres nuestro contratista, protegeremos sus derechos derivados del contrato celebrado.
KGHM, como Empleador, protege al Denunciante-empleado contra las represalias, la discriminación o el acoso psicológico en relación con las actividades de denuncia de irregularidades emprendidas por el denunciante.
La unidad que supervisa la protección debida al Denunciante es el Departamento de Gestión del Riesgo Corporativo y Cumplimiento de la Sede Central de KGHM Polska Miedź S.A. En caso de represalias, no dudes en informar a un especialista del citado Departamento, que remitirá tu caso para que sea investigado.
Según nuestra normativa interna, una persona que haya ayudado al Denunciante a revelar irregularidades y una persona vinculada con el Denunciante que pueda ser objeto de represalias están protegidas en la misma medida que el Denunciante.
¿Están mis datos personales protegidos conforme a la legislación vigente (RGPD)?
Sí, protegemos tus datos de acuerdo con la legislación vigente. Encontrarás más detalles en la Información sobre el tratamiento de datos personales.
No estoy seguro de si lo que he observado u oído constituye una violación del Código Ético o de la normativa vigente, pero no me parece correcto. ¿Qué debo hacer?
No lo dudes más: denuncia el problema. Si estás dispuesto a revelar información, puedes ponerte en contacto con un especialista del Departamento de Gestión del Riesgo Corporativo y Cumplimiento de la Sede Central de KGHM Polska Miedź S.A. Durante una conversación confidencial tendrás la oportunidad de verificar tus sospechas. Tus percepciones y tu sensación de que se están produciendo irregularidades son muy valiosas para nosotros. Recuerda que basta con que actúes con la creencia razonable de que estás revelando una infracción real y no tiene importancia que la revelación pueda confirmarse y que las irregularidades se hayan producido realmente. Preferimos que denuncies una situación que resulte ser inofensiva a que un posible comportamiento poco ético pase desapercibido debido a tus dudas. No te corresponde a ti aclarar el asunto: para eso están las unidades pertinentes, que están preparadas para llevar a cabo investigaciones. Lo único que esperamos es que nos notifiques si tienes motivos razonables para creer que se ha producido una infracción de las normas de comportamiento ético o de la normativa vigente.
¿Y si me acuerdo de algo importante después de presentar la denuncia? ¿Cómo puedo completar mi denuncia?
Al presentar una denuncia en línea consigues acceso a una cuenta anónima del caso en la que puedes iniciar sesión. Así podrás comprobar el estado de tu denuncia, facilitar información adicional y leer los mensajes del equipo que tramita la denuncia.
Si eliges otro canal confidencial, te animamos a que nos facilites tus datos de contacto. Puede ser tu dirección de correo electrónico (privada) o una que hayas creado específicamente en relación con la denuncia. Esto nos permitirá ponernos en contacto contigo. Podrás recibir notificaciones sobre el estado de tu denuncia, completar información y responder a nuestras preguntas relacionadas con el caso.
Tengo pruebas que demuestran que se han producido irregularidades. ¿Puedo adjuntarlas a la denuncia?
Si dispones de documentos que puedan constituir una prueba en el caso (fotografías, escaneos, grabaciones, etc.) adjúntalos a la denuncia. Para el formulario en línea, los formatos de archivo aceptados incluyen: .pdf, .docx, .doc, .jpg, .png, .bmp, .txt, .xlsx, .xls, .csv, .msg, .mp4, mp3, .jpeg, .avi, .mov, el tamaño de un solo archivo no debe superar los 10 MB, en total puedes añadir archivos hasta un tamaño total de 100 MB.
He oído que puedo realizar una denuncia externa. ¿Es necesaria una denuncia interna previa?
No. De conformidad con la ley de 14 de junio de 2024 sobre la protección de los denunciantes, puedes, en cualquier caso y en cualquier momento, presentar una denuncia externa directamente al Defensor del Pueblo, a un organismo público y a las instituciones, organismos o unidades organizativas de la Unión Europea competentes para una determinada denuncia, en función de la violación de la ley a la que se refiera.
Toda la información sobre cómo realizar denuncias externas se encuentra en la página web del Defensor del Pueblo, incluyendo una indicación de los canales dedicados, la información requerida y las normas de funcionamiento.
10 MANERAS DE DENUNCIAR BIEN
Cuando redactes tu denuncia, sea cual sea la forma que elijas, sigue las directrices que se indican a continuación:
Planifica tu tiempo: lo necesitarás para describir completamente lo que te preocupa. La prisa no es una buena consejera aquí.
Elige un lugar que te resulte cómodo y te dé sensación de seguridad.
Considera la elección de un canal de información que te resulte cómodo. Comprueba de antemano cómo funciona el canal elegido y si existen obstáculos técnicos.
Revisa el material informativo sobre presentación de denuncias en KGHM que hemos publicado en la página de inicio de la Línea Ética de KGHM.
Escribe por adelantado la información que deseas comunicar (incluso date unos días para hacerlo): al utilizar el canal de denuncia, puede que no estés lo suficientemente concentrado y es fácil que se te escape algo importante.
Prepara las pruebas que hayas podido reunir.
Sé concreto(a), intenta ceñirte a los hechos y aporta tantos datos relevantes como sea posible para ayudar a aclarar el asunto. Intenta responder a las preguntas:
- ¿Qué ocurrió en realidad?
- ¿Dónde y cuándo se produjeron las irregularidades?
- ¿Cómo se produjeron las irregularidades, cuál fue el desarrollo de los acontecimientos (indica las fechas)?
- ¿Por qué crees que se produjeron las irregularidades, cuáles pudieron ser los motivos de los implicados en el caso?
- ¿Qué efectos crees que han causado o pueden causar las irregularidades descritas en la denuncia?
- ¿Tomaste medidas para eliminar las irregularidades o sus consecuencias (por ejemplo, informando previamente a tus superiores) antes de denunciar? En caso afirmativo, enuméralas.
Tómatelo con tranquilidad: intenta calmar tus emociones. En este caso, pueden dificultar una denuncia fiable. Recuerda: no estás luchando contra nadie, estás actuando por el bien de la empresa y, por tanto, por el bien de todos nosotros.
Evita los datos que puedan ser sensibles. Las irregularidades denunciadas no suelen requerir información que pueda referirse a la raza, las características físicas, la nacionalidad, las creencias religiosas y políticas, el estado de salud o la orientación sexual de las personas afectadas.